Bestuurssecretaris Pensioenfonds KLM Cabinepersoneel

Pensioenfonds KLM Cabinepersoneel (Amstelveen) heeft recent een eigen bestuursbureau opgericht. Dat brengt volop uitdagingen met zich mee. Een belangrijke rol is weggelegd voor een bestuurssecretaris.
In deze functie ondersteun en begeleid je o.a. het Niet Uitvoerend Bestuur (NUB) bij zijn intern toezichthoudende rol. Deze Niet-Uitvoerende Bestuursleden (NUB-ers) bekleden veelal binnen KLM ook andere functies, zodat professionele ondersteuning cruciaal is. De functie vereist een hoge mate van discretie, organisatorisch talent en kennis van of ervaring met de taken en verantwoordelijkheden van het intern toezicht; bij voorkeur binnen de pensioensector. Senioriteit op dit gebied is gewenst.

Je ontzorgt, coördineert en structureert als bestuurssecretaris de processen van de NUB-ers om toe te zien op een beheerste en integere bedrijfsvoering. Belangrijk onderdeel hiervan vormt het (mede) opstellen en begeleiden van de jaarlijkse toezichtsplan en -rapportage en het bewaken van deadlines. Je bent aanwezig bij de overleggen van de NUB en het verantwoordingsorgaan en participeert in de overleggen. Je ondersteunt de NUB-ers en het verantwoordingsorgaan bij vergaderingen door o.a. het bewaken van de planning en de penvoering van vergaderstukken. Tevens voer je taken uit ten behoeve van de ondersteuning van de UB-ers, met name voor de Uitvoerend Bestuurder Pensioen, Communicatie en Governance.

Dit is een functie waarin je kritisch bent op het eigen werk en met tact te werk gaat binnen het brede speelveld van collega’s en belanghebbenden. Naast een uitstekend gevoel voor taal en tekst beschik je over het vermogen complexe materie en documenten in context te plaatsen. Je bent een natuurlijke gesprekspartner voor het bestuur (UB en NUB, met nadruk op NUB en afstemming met de voorzitter), het verantwoordingsorgaan, de collega bestuurssecretaris en andere collega’s binnen het bestuursbureau.

Essentieel in deze functie is je dienstverlenende instelling, je ambitie om je deze functie en het fonds snel eigen te maken en flexibel te zijn in wat er allemaal op je pad komt. Eén ding is zeker, in deze baan is geen dag hetzelfde. In deze functie rapporteer je rechtstreeks aan de Uitvoerend Bestuurder Pensioen, Communicatie en Governance.

• Plannen en agenderen: coördineren van de jaarlijkse vergadercyclus;
• Documentstroom bewaken: verzamelen, controleren en tijdig distribueren van vergaderdocumenten;
• Penvoering: documenten opmaken en redigeren;
• Actiebewaking: proactief achter de openstaande actiepunten aangaan bij bestuursleden of externe adviseurs;
• Archiefbeheer: up-to-date houden van het (digitale) archief;
• Jaarverslaggeving: het mede opstellen, ondersteunen en begeleiden van het jaarlijkse toezichtsplan en -rapportage van het intern toezicht;
• Oog hebben voor het realiseren van de communicatiedoelstellingen (begrijpelijkheid, openheid, tijdigheid).

We zoeken een positief kritische bestuurssecretaris met een open en no-nonsense mentaliteit. Je bent consciëntieus, dienstverlenend en gericht op kwaliteit, continu verbeteren en resultaat en je vindt het leuk om het nieuwe bestuursbureau verder mede te ontwikkelen.

Verder beschik je over:
• Minimaal hbo-werk- en -denkniveau;
• Minimaal enkele jaren relevante werkervaring;
• Ervaring met (het ondersteunen van) het intern toezicht;
• Goede communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk;
• Een hoog verantwoordelijkheidsgevoel;
• Het vermogen goed te kunnen samenwerken in een klein team;
• Uitstekende kennis van de Nederlandse taal en goede kennis van de Engelse taal;
• Organisatorische kwaliteiten;
• Sensitiviteit;
• Resultaatgerichtheid;
• Een hoog kwaliteitsbesef.

Pensioenfonds KLM Cabinepersoneel beheert een vermogen van circa 4 miljard euro (Q4 2025) en verzorgt de pensioenregelingen voor ongeveer zestienduizend deelnemers. Er is een omgekeerd gemengd bestuursmodel met drie onafhankelijke uitvoerend bestuurders die de dagelijkse leiding aan het bestuursbureau geven en zeven niet-uitvoerend bestuurders. Het eigen bestuursbureau bestaat uit vijf medewerkers. Het belangrijkste doel van het bestuursbureau is het ondersteunen van het bestuur bij beleidsvoorbereiding en -uitvoering.
Per 1 januari 2026 is het pensioenfonds overgestapt op de solidaire premieregeling. Het pensioenfonds besteedt vrijwel alle operationele werkzaamheden uit aan marktpartijen. Blue Sky Group draagt zorgt voor de pensioenadministratie. Voorbeelden van andere uitbestedingspartijen zijn Achmea Investment Management voor het fiduciair vermogensbeheer, Van Lanschot Kempen Investment Management voor fiduciair advies en Ortec Finance voor ALM-studies.

De arbeidsvoorwaarden zijn goed en passend bij de zwaarte van de functie. Je treedt in dienst bij KLM Cabinepersoneel. Zij bieden jou de volgende arbeidsvoorwaarden:
• Afhankelijk van geschiktheid en ervaring ligt het bruto all-in jaarsalaris tussen de € 80.000,- en € 120.000,- afhankelijk van kennis en ervaring, op basis van een fulltime contract (40 uur);
• Hybride werken op basis van een werkweek van minimaal 32 en maximaal 40 uur;
• Mobiliteitsvergoeding o.b.v. woon-werkverkeer of OV;
• 30 vakantiedagen op basis van een fulltime contract;
• Deelname aan de pensioenregeling;
• Veel ruimte om je werkweek flexibel in te delen (waarbij donderdag de vaste kantoordag is).